Time management blog

Regelmatig krijgen wij van ondernemers het signaal dat zij moeite hebben met het houden van overzicht in hun werkzaamheden en to do’s. Het is niet vanzelfsprekend dat je overzicht hebt en houdt....maar hier kan je wel met een paar eenvoudige tips verandering in aanbrengen!

Laura loopt ook tegen dit probleem aan en zij schreef de volgende oproep:

“Gezocht: Waterdicht Anti-Stapeltjes-Systeem voor Luie Ondernemers

Hoe organiseren jullie je werkplek zo makkelijk mogelijk? Dat wil zeggen: dat je een duidelijke plek hebt voor al je papieren en to do’s? En niet overal mapjes en stapeltjes hebt.

Ik ben nogal een sloddervos en hou van duidelijke structuur. Maar ik gebruik graag een ‘waterdicht systeem’ 

-  dat al bewezen goed werkt;
-  weinig tijd en energie kost;
- en intuïtief is.

Anders houd ik het niet vol 😉

Bijvoorbeeld: er komt een factuur binnen per post. Wat doe je daarmee? En hoe berg je ze op? En hoe boek je die ‘to do’ dan in? In je agenda direct? (Gedoe) Of eerst in verzamelmapjes?

Aanleiding: ik kon net een belangrijk document van de belastingdienst niet vinden. Terwijl ik weet dat ik het op ‘een stapeltje’ heb gelegd. Grrrr.”

Herken jij het probleem van Laura ook? Of zijn de volgende uitspraken op jou van toepassing?

“Mijn hoofd loopt over van alles wat ik móét onthouden”

“Ik raak alles kwijt en vergeet belangrijke afspraken”

“Ik schrik ’s nachts wakker met een hoofd vol van alles wat ik de volgende dag écht niet mag vergeten en móét doen”.

De oplossing is eigenlijk heel simpel! Getting Things Done (ook wel GTD). Dit is een actie gebaseerde time managementmethode. Een combinatie van minimaliseren van input plekken en een rotsvast vertrouwen op je externe geheugen, zorgen voor overzicht en rust in je hoofd.

Deze 3 tips helpen je al een heel eind op weg:

1- Minimaliseer het aantal “in” plekken
Maak 1 digitale en 1 fysieke inbox en verzamel hier alles wat je moet verwerken. Geen honderden stapeltjes meer. En stick to that!

2- Bewaar geen dingen in je hoofd
Maar zorg voor een extern geheugen. Hier zijn genoeg handige Apps voor zoals, Wunderlist of Remember the Milk, of gebruik je (outlook) agenda.

3- Plan!
Plan een wekelijks of zelfs dagelijks terugkerend moment waarin je de input vanuit je “in” plekken verwerkt. Maar zorg er wel voor dat je agenda niet overvol is! 80% afspraken en to do’s en 20 % “vrije tijd” om onverwachte telefoontjes en andere adhoc zaken op te pakken. Op een werkdag van 8 uur is dat over het algemeen een prima verhouding. Kijk wel kritisch naar de beste verdeling voor jou. Het moet wel bij jouw werkzaamheden passen.

Zoals met ieder systeem is het natuurlijk wel belangrijk dat je je erg echt aan gaat houden en het je volledig eigen maakt! Wij wensen je alvast heel veel succes!

Binnenkort verschijnen er nog meer e-papers op onze site, waarin we op heldere wijze uitleg geven over hoe je jouw werkplek en werkzaamheden zo efficiënt mogelijk inricht. Like onze Facebookpagina zodat je als eerste op de hoogte bent!

En heb je er zelf helemaal geen zin in dan kunnen de Regelkanjers het allemaal zo voor je inrichten dat jouw interne organisatie vlekkeloos verloopt! Kijk hier wat wij allemaal voor je regelen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *